3.4. Samenvatten en groeperen¶
Als voorbeeld gebruiken we een lijst met behaalde cijfers voor de verschillende vakken. We willen hieruit het gemiddelde per vak bepalen. Daarvan willen we een grafiek maken (staafdiagram).
Gebruik de bladen: Toetsresultaten en Toetsresultaten-samengevat.
We gebruiken de volgende aanpak:
elk resultaat is een rij (record), met als kolommen (velden): datum, vak, cijfer.
de eerste rij bevat de kolomkoppen.
de resultaten kunnen in de loop van de tijd uitgebreid worden: we willen de datatabel “zuiver” houden, en geen berekeningen onderaan toevoegen.
voor het samenvatten en groeperen van de data gebruiken daarom we een afzonderlijk rekenblad.
data
Voor het samenvatten en groeperen van dergelijke data kun je ook een “pivot table” (draaitabel) gebruiken. Dat behandelen we in een hoofdstuk voor gevorderden.
3.4.1. Data en autofilter¶
Zoals gezegd gebruiken we data in rij=record formaat.
Je kunt data in zo’n formaat eenvoudig filteren met een “autofilter”:
selecteer de eerste rij, met de kolomkoppen;
kies menu Gegevens->autofilter (Excel) of Gegevens->filter maken (Google Sheets).
Je ziet nu naast de kolomkoppen driehoekjes staan waarmee je de filterfuncties in kunt stellen.
je kunt de gegevens van een enkel vak weergeven: selecteer het filter van de kolom “vakken”, en vink alleen “engels” aan.
je kunt de filteren op waarden, bijvoorbeeld alleen de cijfers onder de 7 (filter in de kolim “cijfers”).
je kunt de gegevens sorteren op bijvoorbeeld de naam van de vakken.
Met deze filters krijg je alleen een andere weergave, de gegevens zelf veranderen niet. Je kunt zien of er nog een filter actief is, doordat het driehoekje van een actief filter anders van kleur of vorm is.
Dit autofilter is handig om te zoeken of om een eerste analyse met de hand te maken. Een volgende stap is het automatisch samenvatten en groeperen.
3.4.2. Samenvatten en groeperen¶
Voor deze functies gebruiken we een ander (leeg) rekenblad. Om de gegevens van het data-blad eenvoudig in formules te kunnen gebruiken, geven we deze gegevens een naam.
Je geeft data in de verschillende kolommen een naam:
selecteer de kolom “vak” (
B:B), en geef deze via Gegevens->Benoemd bereik (Google Sheets) of via Formules->Naam definiëren (Excel) de naam “vakdata”.selecteer de kolom “cijfer”, en geef deze de naam “cijferdata”.
Deze namen kun je nu gebruiken in een formule op een ander rekenblad.
Voorbeeld: het gemiddelde van alle cijfers reken je uit met de formule: =GEMIDDELDE(cijferdata).
Geef kolom
Ade kop: “vak”Zet daaronder in kolom
Ade namen van de verschillende vakken.Geef kolom
Bde kop: “gemiddelde”Definieer in
B2:=GEMIDDELDE.ALS(vakdata;A2;cijferdata)
De betekenis van deze formule is: bereken het gemiddelde van de waarden in kolom cijferdata
voor die rijen waarvoor vakdata=A2: de naam van het vak links van de formule.
Voor alle samenvattingsfuncties (SOM, GEMIDDELDE, MAX, MIN) zijn vergelijkbare conditionele vormen (IF of ALS) beschikbaar.
3.4.3. Grafiek¶
Van deze gegroepeerde gegevens kun je nu een grafiek maken, bijvoorbeeld een staafdiagram.
selecteer de samenvattingsdata, inclusief kolomkoppen;
voeg een diagram (grafiek) in, en kies als type: staafdiagram ofwel kolomgrafiek.
zorg ervoor dat de titels en de assen kloppen.
Je kunt aan de grafiek ook een lijn toevoegen met het gemiddelde van alle vakken:
voeg een kolom toe waarin je het gemiddelde van de vakgemiddelden uitrekent; deze heeft in elke rij dezelfde waarde;
kies als soort diagram: Combinatiediagram;
de ene reeks (vakgemiddelden) gebruik je als staafdiagram;
de andere reeks (gemiddelde) gebruik je als lijngrafiek.
3.4.4. Uitbreidingen¶
Je kunt dit voorbeeld op allerlei manieren uitbreiden:
gegevens tellen voor een bepaald rapport; het rapport kun je in een aparte kolom opnemen.
niet alle cijfers tellen even zwaar; je kunt de wegingsfactor voor een bepaald cijfer in een aparte kolom opnemen.
naast het gemiddelde wil je misschien ook weten welk cijfer je minimaal moet halen om uiteindelijk voldoende te staan.
Dezelfde aanpak van data met een autofilter en samenvattingen/rapportages op een apart rekenblad is veel vaker bruikbaar. Een voorbeeld is het analyseren van de transactiegegevens van een bankrekening, bijvoorbeeld om na te gaan hoeveel je aan welke posten uitgegeven hebt.